交款交账

员工交款交账,是指外勤人员(业务员/司机)结束当天工作后,将新开或配送的订单以及收取的款项上交给财务人员的过程。

1、功能概述

使用场景:业务员结束一天销售后需要回公司交款交账,财务核对账务和款项,确定账实相符后,进行收款确认。
数据来源:发货单(包括销售订单的发货单、还货订单的发货单、销货单)、销售退货单(状态:已完成)、车销单、收款单(待审批/已审批)、费用单(待审批/已审批)、兑换货物(待审批/已审批)、其他收入记录(待审批/已审批状态)。
一键关账:交款交账支持按业务员每天“关账”。关账后,业务员在关账当天不能提交新的业务单据,不能修改任何业务单据。

2、功能入口

进销存→资金管理→员工对账→交款交账

3、功能操作

3.1 员工交账列表

1、该功能适用访销、车销业务交款交账的场景
员工对账列表
①汇总页反映访销司机/车销业务员当天产生的业务信息及收款信息。
②员工对账:
点击“员工”操作列的“对账/详情”进入交款交账明细页。
对账操作:对账状态是【待对账】时显示对账操作,点击进入对账详情页面。(员工存在待确认的收款单/费用单/应收单据);
详情操作:对账状态是【已对账】时显示详情操作,点击进入详情页面。(员工不存在待确认的收款单/费用单/应收单据)。
③员工关账:
某业务员在的某日期处于已关账状态的,业务员不能新增/编辑该日期下的所有业务单据;
例如,业务员张三2023年1月30日处于已关账状态下,那么该业务员不能新增业务日期为2023-01-30的业务单据。
员工关账
2、汇总页一键对账
 如交账场景比较简单,可在汇总页直接批量操作完成交账。
 即可以对“选中业务员+选中日期”的所有单据(收款/销售/费用/其他收入/兑换货物)一键批量确认/取消确认操作。
批量对账
3、交款交账参数
勾选【交款交账参数】后,对资金单据进行对账确认时,会同时审核该单据。
与此同时:
若参数是勾选状态时,审核收款单会同步将该单据的“对账状态”置为【已确认】;
反审核收款单将不受对账状态限制,同步将该单据的“对账状态”置为【未确认】;
若参数是未勾选状态时,审核收款单不会同步将该单据的“对账状态”置为【已确认】;
反审核收款单将受对账状态限制,【已确认】状态不能反审核;
作废收款单时将受对账状态限制,【已确认】状态不能作废。

3.2 日报汇总

1、该员工该业务日期的销售汇总、资金汇总、库存汇总、配送汇总,支持打印。
日报汇总

3.3 收款单据

1、取值逻辑:该业务员该日期“待审批+已审批”的收款单。
2、页面分为两个层级,1)第一级为收款单,支持批量勾选对账确认。
2)第二级展示收款单关联的核销单据。点开收款单列前的“+”号可展示,页面左上角支持快捷“全部展开/全部收起”。
其中,交款交账是“已确认”对账状态的车销单/发货单/销货单/销售退货单,显示【已确认】标识,方便财务人员快捷确认收款。
3、字段说明:
【类型】:收当日货款 + 收历史欠款 + 预收款 + 收订金 = 收款金额 + 收款优惠 - 转入预收
【收当日货款】:当日销售直接收款的金额,含收款优惠。即与业务单据日期相同的收款单核销金额,不包含使用预收。
【收历史欠款】:收历史欠款单据的金额,含收款优惠。即与业务单据日期不同的收款单核销金额,不包含使用预收。
【预收款】:预收款类型的收款金额+优惠金额
【收款金额】:实收金额,不含收款优惠和使用预收。

3.4 销售单据

1、数据来源:该业务员该日期的销售类单据,包括:正常的车销单、 销货单、发货单(包括销售订单、还货订单对应的发货单)、已完成的销售退货单。
2、列表支持打印、支持批量追加备注

3.5 费用单据

1、数据来源:该业务员该日期“已审批/待审批”的其他支出单。
2、字段说明:【支出金额】:账户支出的金额合计
【收款核销金额】:关联收款单核销的金额 ;(仅适用于挂账的费用单,后续用收款单核销的金额)
【总金额】:各支出类型的金额合计
【未核销金额】:总金额-支出金额-收款核销金额;(仅适用于挂账的费用单,剩余可抵扣应收的金额)

3.6 其他收入单

1、数据来源:该业务员该日期“已审批/待审批”的其他收入单。
2、左上角为“对账确认状态”筛选条件,下拉状态包括“全部状态/待确认/已确认”,默认全部状态。

3.7 兑换货物

1、数据来源:该业务员该日期的所有状态的兑换货物单据,按提交时间倒序排序。
2、页面分为两个层级,第一级为兑换货物单据,第二级为该单据的商品兑换明细。

3.8 客户汇总

1、统计逻辑:对该业务员当天的销售/收款/费用/等业务数据按客户进行汇总,按客户名称排序。
2、支持按客户汇总打印。

3.9 库存汇总

1、统计逻辑:取该业务员车库当天的商品库存汇总。如果当前业务员没有车库,则不查询数据。
2、数量展示单位:支持按基本单位、销售常用单位、多单位。
3、支持打印按基本单位、多单位。字段说明:

3.10 配送单据

1、对账场景:公司与司机对账。交账的员工是配送员,展示配送员当天的配送单据情况(配送了哪些单据,收了哪些单据的钱)。
2、数据来源:该配送员该日期配送的的发货单、销售退货单。(包括销售订单、还货订单、销售退货单)
配送日期取发货单的发货时间和配送销售退货单的配送时间。不含红冲和被红冲的发货单、退货单。
发货单配送金额为发货金额,销售退货单配送金额为单据入库金额。字段详细说明如下:

4、常见问题

1、员工交账的收款金额不展示?

原因分析:这种情况通常是收款单的收款人与业务单的业务员/司机不一致,导致交单和交款的不是同一人;大概率是因为财务代录收款单导致【收款单】的“经办人”填为了自己。

2、当天没有要交账的员工该怎么关账?

操作步骤:①员工列表页勾选【显示全部员工】,当天没有业务数据的员工也会显示出来;
②可以批量选择全部员工,进行关账了。关账后全部员工都不能新增/编辑该日期下的所有业务单据。
①勾选【显示全部员工】
②全员关账
2023-06-27
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